|
Yöneticilikte daha çok is yapip daha az zaman harcamak çok önemlidir. Bunun içindir ki sunlara dikkat etmek gerekir: Kendini yönetmek (Yönetim isinin sertlikleriyle ugrasabilmek) Zamandan tasarruf etmek (Eldeki zamani akillica kullanabilmek) Baskalarini yönetmek (Herkesin yararina olacak sekilde çalismak) Zaman her zaman bireyler üzerinde baski yapan evrensel bir kaynaktir. Profesyonel çalisma yapan herkes zamani akillica kullanmak zorundadir. Çünkü;
Zaman tasarruf edilmeyen
Ödünç alinamayan, kiralanamayan
Satin alinamayan, çogaltilamayan
Sadece kullanilan veya kaybedilen vaktimiz veya varligimizdir.
Yönetimin verimini zaman açisindan olumsuz etkileyen etmenler “Zaman tuzagi” denir. Yöneticilere zaman kaybettiren faktörlerin, baska bir deyisle zaman tuzaklarinin belirlenmesi, zaman yönetimi açisindan önemli bir baslangiçtir.
Etkin bir zaman yönetimine ulasmak için zaman tuzaklarinin iyi belirlenip, bunlardan kurtulmakla saglanir. Bunun için zaman tuzaklarini önleyici tedbirler alinmalidir.
Etkili bir zaman yönetimi olmasi için, yöneticinin plan yapmasi gerekmektedir. Plan, yöneticiye zamani kullanmasini ögretecektir. Ikinci olarak yöneticinin, zamanini baskalarinin da yararlanabilecegi isler yerine daha önemli islerde kullanmasi amaciyla yetki devrini gerçeklestirmesi gerekir. Böylece iletisim engelleri ile gereksiz harcanan zaman engellenmis olacaktir.
Stres de yöneticiyi olumsuz etkileyip zamanini bosuna harcamasina sebep olur. Ama pozitif stres güdeleyici bir etmen olarak, zaman yönetimi için olumludur.
Çatismalarda zaman yönetimini olumsuz etkileyen diger bir unsurdur.
Etkili zaman yönetimi;
Planlama
Yetki devrini saglama
Iletisimi etkinlestirme
Stresin azaltilmasi
Çatismalarin en aza indirgenmesi
Ile daha iyi saglanmaktadir.
Zaman yönetimi soyut bir kavram olan zaman konusundan çok, zaman ile neyin basarilabilecegi konusuyla ilgilidir. Hiçbir saniye herhangi bir diger saniyeden daha degerli degildir. (Zaman yasanacak bir seydir. Dogrusal degildir, varolussaldir.)
Zaman yönetimi, meslek ve is hayatinda etkili olmayi mümkün kilan görevleri ve amaçlari basarabilme yöntemidir. Her meslekten kisileri ilgilendiren bir konu olmakla birlikte örgüt ve yöneticiler için ayri bir öneme sahiptir. Yöneticilerin aman konusundaki duyarliligi, hem çalistigi örgütü hem de çalisanlari etkilemektedir.
Zaman yönetimi,diger kaynaklarin yönetiminde oldugu gibi analizlerden ve planlamadan yararlanmayi gerektirir. Zaman yönetimi prensiplerini anlamak ve uygulamak için sadece zamanin nasil kullanilacagini bilmek yetmez. Zamani akillica kullanirken ne gibi problemlerle karsilasilacaginin ve bunlarin sebeplerinin de bilinmesi gerekir. Bu temelden hareket ve daha iyi bir zaman yönetimi vasitasiyla yönetici, etkinligini ve bu konuda basarisini gelistirmeyi ögrenir.
Zaman yönetimi kisisel bir süreçtir. Kisinin çalisma stiline ve kosullarina uygun olmalidir.
Planlama
Plan; arastirma, pazarlama veya üretim gibi bir isletme fonksiyonu degildir. Plan, bütün bu islemleri düsünen, kapsayan bir yönetimdir.
Sistemlilik, islerin düzgün bir sekilde yapilmasini, ne zaman ne yapilacaginin bilinmesini saglar. Planlama, zaman yönetiminin uygulanabilmesi için en basta gerekli olan bir islemdir.
Yönetsel Zaman
Yönetsel zaman birden çok insani bir araya getirebilecek nitelikteki bir amaç belirlemesi ile bu amaca ulasmak için yerine getirilen planlama, örgütleme, yürütme, koordinasyon, denetim ve yönetici egitimi faaliyetlerinin gerektirdigi is gören ve makine zamani toplamidir.
Elbette yönetsel zaman konusu içinde karsimiza yeniden planlama çikiyor. Planlama sürecinin temel amaçlarindan biri, zamani etkin kullanmak yada eylemlerde zamandan artirim saglamaktir. Bunun sonucu maliyetleri düsürmek yada verimliligi yükseltmektir.
Gelecege iliskin hedeflerin ve bu hedeflere en kisa zamanda ulasilacak yollarin belirlenmesinden sonra, bu hedeflere hangi olanak ve araçlarla varilacaginin belirlenmesi gerekir. Bu olay, bir örgütleme sürecidir. Mevcut kaynaklarin ekonomik ve rasyonel kalkinimi, örgütsel zamani dogurur. Burada yöneticiye düsen sorumluluk, bireysel etkinlikten çok takim etkinligini saglayacak biçimde zamani uyum ve dayanisma içinde kullanmaktir.Dinamik ve esgüdüm yaratildiktan sonra az zamanda çok is yapmak ve zaman kayiplarini minimuma indirmek kolaylasir.
Zaman açisindan bakildiginda hangi ise ne zaman baslanacagi ve bitirilecegi konusunda zaman standartlari konur. Uygulama sonrasi bu standartlarin ne ölçüde gerçeklestigi, denetim mekanizmasi ile saptanmaya çalisilir.
Yöneticinin kendi istegine göre kullanabilecegi, düzenleyebilecegi zaman bölümü, denetimdeki zaman ortamidir. Peder Drucker’a göre bir yöneticinin denetimi altinda tutabildigi zaman, toplam zamanin %25’i kadardir. Bu ara ne kadar artarsa, yöneticinin etkinligi de o oranda artacaktir. Yöneticinin istegi disinda olusan ve insanlarin isteklerine yada gelisen olaylara göre yönlendirilen zaman bölümü denetimi disindaki zaman ortamidir. Yönetsel zamanin en degerli bölümü, yöneticinin yaraticilik gerektiren çabalara ayirmasi gereken bölümdür. Örgütü bir bütün olarak görebilmeyi, bazi sorunlarin çözümünde, politika gelistirmek ve uzun vadeli planlama yapilmasinda, yönetici dogrudan görev almalidir. Oysa yapilan arastirmalarda yöneticinin zamanini rutin islerle harcadigini göstermektedir.
Planlama kisitli zamanin stresinden kurtulmanin anahtaridir. Geleceginizi sekillendirmenin yoludur.
Planlamanin hayati düzene sokacak iki katkisi vardir:
1.Bulunan noktadan ulasilmak istenen noktaya nasil varilacagini gösterir.
2.Hedeflenen noktaya varilabilmesi için ihtiyaç duyulacak kaynaklari tanimlar.
Uzun vadeli planlama
Planlamada kullanilacak yardimci materyaller etkili zaman yönetiminin kritik bir bölümünü olusturur. Bunlar:
Faaliyet planlama dosyasi
Dönüm noktasi çizelgesi
Program degerlendirme ve gözden geçirme diyagrami
Ana takvim
Planlama yaparken çok titiz davranilmamalidir. Planlama zamanimizi arttirmali; azaltmamali. Seçilen teknik ne olursa olsun ana takvime bütün aktiviteler kaydedilmelidir.
Kisa vadeli planlama
Uzun dönmeli planlarinizi öncelik ve önem sirasina göre bir siraya koyup sayfalarsak, bu sayfalar kisa vadeli planlari olusturur. Bunlar haftalik ve günlüktür.
Haftalik planlama hafta basindan sonuna kadar hedeflenmis olaylara nasil ulasilacagini ve neler yapilacagini gösterir.
Planlamada insan seçimi
Bir yönetici, kendi planlarini hazirlarken, etrafinda çalisan insanlarin, günün hangi zamaninda en verimli oldugunu bilmeli ve planlarini ona göre yapmalidir.
Tüm insanlar genellikle üç kategoriden birine uyum göstermektedir:
Sabah tipleri:
Bunlar sabahlari çok enerjik olurlar. Ögleye dogru enerjileri zirveye ulasir ve sonra yavas yavas azalir. Aksamüzeri tamamen tükenir.
Ögle tipleri:
Bu tipler çok zor uyanirlar. Sabahlari kayitsiz ve uyusukturlar. Ögleye dogru biraz açilirlar ve ögleden sonra performanslari doruga ulasir.
Her zaman hazir tipler:
Bu tip kisiler sabah da ögleden sonra da çok iyi performans gösterir. Bunlar sabah çok enerjik olur, ögle6ye dogru yavaslayip ögleden sonra tekrar çok enerjik olurlar ve performanslari doruga çikar.
Plansizlik tuzagi
Örgütlerde en büyük para ve zaman kaybina neden olan konulardan en önemlisi plansizliktir. Bireyler ve yöneticilerin büyük bölümü özgürlüklerini kisitladigi düsüncesi ile planlamaya sicak bakmazlar. Oysaki plansizligin kabul edilebilir herhangi bir mazereti olamaz. Planlama düsünüldügü gibi ek süre getirmez, süreyi bilhassa kisaltir. Çünkü her sey koordine olmus ve hiçbir sey unutulmamistir.
Yönetimin temellerini her zaman planlama olusturmustur. Romali filozof Seneca’nin dedigi gibi; “Insan hangi limana gidecegini bilmezse, hiçbir rüzgar onun için yararli olmaz.
Yaygin zaman kaybettiriciler
Herkes zamani israf eder. Bu insan olmanin bir geregidir. Bazen bos geçirilen anlar yararli olabilir. Çünkü dinlenmeye ve sinirlenin yatismasina yardimci olur. Israf edilen zaman hayal kirikligina da yol açabilir.
Anahtar soru; ‘Daha yüksek öncelikli olarak ne yapilabilir?’ sorusudur. Hedeften sasmadikça, dinlenmek, is arkadaslariyla haberlesmek, telefonla konusmak ve okumak, zamani azaltmaz.
Zaman kaybettiricileri ikiye ayirabiliriz:
Kisisel Kaynaklilar Çevresel Kaynaklilar
Düzensizlik Ziyaretçiler
Geciktirme Tel. Görüsmeleri
Hayir diyemememe Posta
Beklemeler Kahve sohbetleri
Aksakliklar
Dedikodu
Gereksiz titizlik
Çogu insan bürolarda ya tek basina yada birkaç kisiyle çalisir. Herkes zamanini iyi planlamayi bilmelidir. Genelde büyük sirketlerin sorunlarindan biridir; yönetici zamanini planlamayi bilse de yaninda çalisanlar bilmez. Bu durumda bu insanlar yöneticinin de zamanini harcatmis olur. Bunu önlemek için yöneticinin çevresindeki insanlarinda zaman planlamasini ögrenmesi ve uygulamasi gerekir.
Bir diger zaman kaybi da masa üzerindeki daginikliktir. Bu da aradigimiz seyi hemen bulamamiza neden olur. Bunu önlemek için, çalismaya baslamadan önce, masa üzerinde duran gereksiz materyalleri ortadan yok etmek gerekir.
Bir diger zaman kaybettirici unsur da; odaya baktiginizda sizi sikmasi, bunaltmasidir. Bundan kurtulmak için, oda açik, ferahlatici renklerle boyanmali, üzerinde genelde kullandigimiz aletler olan masalar konup, etrafi yumusatacak tablo ve bitkiler yerlestirilmesi ve daha iyi aydinlik saglayacak isiklar takilmalidir.
Toplantilarda daha iyi zaman kullanmak ve daha verimli geçmesini saglayan diger bir unsur da yuvarlak masalardir. Bu tür masalar, insanlari psikolojik olarak etkileyerek, kendilerine digerleriyle esit görmelerini saglar. Böylece toplantidaki herkes fikirlerini daha rahat bir sekilde dile getirebilir.
 |
Iktisat 
RSS yorumları